Construire
un instantané de recherche
Vous pouvez préciser les conditions de recherche de documents et d'objets
dans le portail et les conditions d'affichage des résultats de cette recherche
dans un portlet. Les résultats peuvent ensuite être envoyés aux utilisateurs
par messagerie.
Cette rubrique d'aide traite des sujets suivants :
Rubrique associée :
Créer un instantané
de recherche
Pour créer un objet d'instantané de recherche et un portlet d'instantané
de recherche servant à afficher les résultats dans les pages Mes pages
ou les pages de communauté des utilisateurs, vous devez suivre la démarche
ci-dessous :
Sur la page Construire un instantané de recherche,
créez une interrogation. Vous pouvez limiter la recherche par langue,
type d'objet, dossier et chaîne de texte.
Sur la page Formater
le résultat de l'instantané de recherche, spécifiez le format de vos
résultats de recherche. Par exemple, vous pouvez changer l'ordre d'affichage
des résultats, limiter le nombre d'éléments renvoyés, spécifier un style
d'affichage du portlet d'instantané de contenu et envoyer les résultats
aux utilisateurs par messagerie.
Sur la page
Aperçu du résultat d'un instantané de recherche, prévisualisez vos
résultats avant d'enregistrer les paramètres du format et de l'interrogation.
En option, créez un portlet d'instantané sur la
page Liste de portlets
d'instantané. Si vous ne créez pas de portlet d'instantané, le système
va automatiquement en créer un lorsque vous enregistrerez cet instantané
de recherche.
En option, vous pouvez modifier les paramètres
des propriétés et des noms pour
la recherche.
Enregistrez l'instantané de recherche en cliquant
sur Terminer. Si vous n'avez pas
créé de portlet d'instantané sur la page Liste de portlets d'instantané,
le système va automatiquement en créer un lorsque vous créerez cet instantané
de recherche.
Elaborer une interrogation de propriété avancée
Une interrogation de propriété avancée se compose d'une recherche sur
champs de base et d'instructions. La recherche sur champs de base opère
sur le nom, la description et le contenu des documents et objets. Les
instructions peuvent opérer sur les champs de base ou sur toute autre
propriété supplémentaire des documents ou objets. Les instructions définissent
les conditions devant être réalisées ou non pour renvoyer le document
ou l'objet dans les résultats de la recherche. Les instructions sont rassemblées
dans des groupements. Les groupements définissent si les instructions
sont évaluées avec un opérateur AND (toutes les instructions sont vraies)
ou un opérateur OR (l'une des instructions est vraie). Si certaines instructions
doivent être évaluées avec un opérateur AND et d'autres avec un opérateur
OR, vous pouvez créer des groupements distincts. Vous pouvez aussi créer
des sous-groupes ou des groupes imbriqués, si un groupement est contenu
au sein d'un autre groupement. Les instructions classées dans le groupement
du niveau le plus bas sont évaluées en premier pour définir un ensemble
d'objets. Ensuite, les instructions classées dans le groupement suivant
sont appliquées à cet ensemble d'objets pour le filtrer davantage. Le
filtrage se poursuit de niveau en niveau jusqu'à ce que tous les groupements
d'instructions soient évalués.
Pour rechercher le nom, la description et les
valeurs de contenu, entrez le texte à rechercher dans la zone Recherche
sur champs de base. Vous pouvez vous servir des règles
de recherche de texte.
Sélectionnez l'opérateur pour le groupement d'instructions
que vous êtes sur le point de créer :
Si un objet ne doit être retourné dans les
résultats que lorsque toutes les instructions du groupement sont vraies,
sélectionnez AND.
Si un objet ne doit être retourné dans les
résultats que lorsqu'une instruction est vraie, sélectionnez OR.
Remarque :
l'opérateur que vous sélectionnez pour un groupement s'applique à toutes
ses instructions et à tous les sous-groupes situés directement en-dessous.
Définissez chaque instruction
dans le groupement :
Cliquez sur 
Ajouter une instruction
.
Dans la première liste déroulante, sélectionnez
la propriété consultable dont vous souhaitez filtrer les valeurs.
Dans la seconde liste déroulante, sélectionnez
l'opérateur que vous souhaitez appliquer à cette condition. Cette liste
varie selon la propriété sélectionnée :
Pour une propriété de texte, vous pouvez
rechercher une valeur qui contient votre chaîne de recherche, ou vous
pouvez rechercher des propriétés n'ayant jamais contenu de valeur (Ne
contient aucune valeur).
Remarque : si la propriété a contenu une
valeur à un moment donné, mais que celle-ci a été supprimée, la propriété
ne remplit pas la condition Ne contient aucune valeur.
Pour une propriété de date, vous pouvez
rechercher une valeur qui Vient après, Vient avant, Est ou N'est pas la
date et l'heure que vous entrez dans les zones. Vous pouvez aussi rechercher
une valeur comprise dans le nombre de minutes, d'heures, de jours ou de
semaines que vous avez indiqué dans la zone.
Pour une propriété de nombre, vous pouvez
rechercher une valeur qui est supérieure à, est inférieure à, est, n'est
pas, est supérieure ou égale à ou est inférieure ou égale au nombre que
vous entrez dans la zone de texte.
Dans la ou les zones de texte, spécifiez la
valeur que la propriété doit avoir.
Remarque : si vous recherchez une propriété de texte,
vous pouvez vous servir des règles de
recherche de texte.
Pour ajouter des instructions, répétez ces
étapes.
Pour supprimer la dernière instruction de
propriété du groupement, sélectionnez le groupement et cliquez sur Supprimer une instruction
.
Au besoin, ajoutez d'autres groupements :
Pour ajouter d'autres groupements, sélectionnez
le groupement pour lequel vous voulez ajouter un sous-groupe et cliquez
sur Ajouter un groupement
. Ensuite, définissez
les instructions pour ce groupement (comme indiqué à l'étape 3).
Remarque : vous ne pouvez pas ajouter de groupement
au même niveau que le Groupe 1.
Pour supprimer un groupement, sélectionnez
le groupement et cliquez sur Supprimer un groupement.
Remarques :
Limiter votre recherche par langue
Préciser une plage de recherche
Sous Préciser
une plage de recherche, sélectionnez les référentiels à examiner
parmi les éléments suivants : répertoire de connaissances, portail
(objets administratifs), Collaboration, Publisher. Les cases à cocher
de Collaboration ou de Publisher ne sont visibles que si ces produits
sont installés.
En regard de Paramètres
généraux du référentiel, indiquez si les recherches doivent porter
sur des dossiers ou des documents de n'importe quelle source des référentiels
sélectionnés, et si tous les sous-dossiers de ces référentiels doivent
être examinés.
Préciser les paramètres de recherche du répertoire de
connaissances
Si un des référentiels que vous avez sélectionnés est le répertoire
de connaissances, vous pouvez définir les options suivantes :
En regard de Les
résultats de recherche contiennent, sélectionnez Dossiers du répertoire
de connaissances et (ou) Documents du répertoire de connaissances. Au
moins l'une de ces options doit être sélectionnée.
Pour limiter la recherche aux dossiers sélectionnés :
Préciser les paramètres de recherche du portail
Si un des référentiels que vous avez sélectionnés est le portail, vous
pouvez définir les options suivantes :
En regard de Les
résultats de recherche contiennent, sélectionnez les types d'objets
administratifs du portail à inclure dans la recherche, tels que les portlets
ou les communautés.
Pour limiter la recherche aux dossiers sélectionnés :
Limiter aux projets de Collaboration sélectionnés
Cette section ne sera affichée que si Collaboration est installé et
que vous avez sélectionné Collaboration en tant que référentiel sur lequel
faire porter les recherches. Cette section vous permet de limiter la recherche
à certains projets spécifiés de Collaboration.
Limiter aux portlets de Publisher sélectionnés
Cette section ne sera affichée que si Publisher
est installé et que vous avez sélectionné Publisher en tant que référentiel
sur lequel faire porter les recherches. Cette section vous permet de limiter
la recherche à certains projets spécifiés de Publisher.
- Cliquez sur Administration.
- Ouvrez l'Editeur d'instantané de recherche :
- Pour créer un nouvel instantané de recherche :
- Ouvrez un dossier administratif.
- Dans la liste déroulante Créer un objet,
cliquez sur Instantané de recherche.
- Pour modifier un instantané de recherche existant :
- Naviguez jusqu'à l'instantané de recherche
que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le nom de l'instantané
de recherche.
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